laporan praktek kerja lapangan di pedagang besar farmasi

LAPORAN

	PRAKTEK KERJA LAPANGAN DI PBF PT. RAJAWALI NUSINDO JAMBI

 

Oleh :

Kelompok

1.      NOFI ARISTA PUSPITA DEWI ( 1348201 060 )

2.      OSWARI NUGRAHA HUSADA ( 1348201 069 )

PROGRAM STUDI ILMU FARMASI

SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN HARAPAN IBU JAMBI

TAHUN 2015/2016

 

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Praktek Kerja Lapangan (PKL) merupakan kegiatan untuk memberikan pengalaman belajar bagi mahasiswa farmasi dalam situasi dunia kerja yang nyata, khususnya mengetahui dan memahami seluruh aspek-aspek kefarmasian di PBF (pedagang besar farmasi).

Oleh karena itu Sekolah Tinggi Ilmu Kesehatan Harapan Ibu Jambi menyelenggarakan pendidikan untuk  menghasilkan tenaga pelayanan kesehatan khususnya di bidang farmasi, oleh karena itu tenaga farmasi harus terampil, terlatih dan dapat mengembangkan diri baik sebagai pribadi maupun sebagai tenaga kesehatan professional berdasarkan nilai-nilai yang dapat menunjang upaya pembangunan kesehatan.

Selama pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan, mahasiswa diberikan kesempatan untuk menerapkan serta mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang telah didapatkan diperkuliahan dan laboratorium kedalam pelayanan yang nyatahingga memberikan bekal yang maksimal untuk menunjang kompetensi bilamana telah lulus dari jenjang strata 1 siap untuk menerapkan serta mendedikasikan ilmunya dibidang kesehatan.

Kesehatan merupakan salah satu unsur penting bagi kesejateraan manusia, dimana kesehatan tersebut menyangkut semua aspek kehidupan baik dari fisik, mental maupun sosial ekonomi. Kesehatan adalah keadaan sejahtera dari badan, jiwa dan sosial yang memungkinkan setiap orang hidup secara sosial dan ekonomis. (Undang Undang Kesehatan)

Pengadaaan obat dan distribusi obat merupakan salah satu bentuk pelayanan kesehatan yang penting karena obat merupakan faktor penting pendukung kesehatan. Oleh karena tu, pedagang besar farmasi menjadi salah satu pendistribusi obat keberadaannya di atur oleh pemerintah.

Pedagang Besar Farmasi,yang selanjutnya disingkat PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.(Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011 , Pasal 1)

Setiap pendirian PBF wajib memiliki izin dari direktur jendral yang berlaku selama 5 tahun dan dapat diperpanjang memenuhi persyaratan.PBF diperbolehkan mendirikan PBF cabang yang perizinannya di keluarkan oleh Kepala Dinas Kesehatan Provinsi. (Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1148/MENKES/PER/VI/2011 , Pasal 3)

Suatu jaringan distribusi obat yang baik harus menyelenggarakan suatu sistem jaminan kualitas sehingga obat yang distribusikan terjamin mutu, khasiat, keamanan dan keabsahaannyasampai ke tangan konsumen. Sistem ini dilaksanankan sejalan dengan  systemquality assurance yang telah dilakukan di imdustri farmasi dalam menjalankan kegiatannya. (Good Distribution Practices for Pharmaceutical Products)

Untuk dapat terlaksananya jaringan distribusi obat yang baik, maka harus diperhatikan aspek-aspek yang penting antara lain  manajemen mutu, personil, bangunan dan peralatan, dokumentasi danperalatan, dokumentasi dan inspeksi diri.

Pemasaran produk tersebut dapat dilakukan oleh pembatu pengusaha yaitu distributor.Secara yuridis pada transaksi antara perusaahan farmasi dengan distributor sebenarnya merupakan perjanjian jual beli beserta akibat hukumnya yaitu perjanjian pendistribusian, dimana pihak distributor harus membeli terlebih dahulu obat-obatan tersebut selanjutnya dipasarkan ke berbagai tempat.

1.2 Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan

1.2.1 Tujuan Praktek Kerja Lapangan

1.      Meningkatkan, memperluas dan memantapkan keterampilan dan kemampuan mahasiswa dalam bentuk praktek kefarmasian dan etik.

2.      Menumbuhkembangkan sikap yang mampu berkomunikasi , memberikan informasi dan edukasi sediaan farmasi dan alat kesehatan.

3.      Meningkatkan, memperluas dan memantapkan pengelolaan sediaan farmasi dan alat kesehatan.

4.      Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk melakukan keterampilan organisasi dalam praktek professional.

5.      Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk mendapatkan pengalaman kerja yang nyata dan langsung secara terpadu dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan farmasi

6.      Memberi kesempatan kepada mahasiswa untuk mampu mengoptimalisasi penggunaan sediaan farmasi dan alat kesehatan.

1.2.2 Manfaaat Praktek Kerja Lapangan

1.      Menambah pengetahuan tentang pelayanan sediaan farmasi kepada masyarakat secara langsung

2.      Menambah wawasan mengenai nama, serta jenis obat yang beredar di masyarakat

3.      Menambah pengetahuan tentang bagaimana syarat, perijinan dan pengelolaan obat di PBF.

4.      Dapat membandingkan antara teori yang didapat dikampus dengan Praktek Kerja Lapangan sebenarnya.

5.      Menumbuh kembangkan sifat yang mampu berkomunikasi memberikan informasi dan edukasi sediaan farmasi

BAB II

TINJAUAN

2.1. Tinjauan Umum

   2.1.1 Pengertian PBF

Menurut Peraturan Mentri Kesehatan RepublikIndonesia Nomor 34 tahun 2014  tentang Pedagang Besar Farmasi yang dimaksud dengan Pedagang Besar Farmasi,yang selanjutnyadisingkat PBF adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,penyimpanan,penyaluran obat dan atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Menurut peraturan Pemerintah Repulbik Indonesia Nomor 51 tahun 2014 tentang pekerjaan Kefarmasian pasal 1 ayat 12 yang berbunyi Padagang Besar Farmasi adalah perusahaan berbentuk badan hukum yang memiliki izin untuk pengadaan,penyimpanan,penyaluran perbekalan Farmasi dalam jumlah sesuai ketentuan peraturan perundang –undangan.

Dalam peraturan tersebut juga memberikan batasan terhadap beberapa hal yang berkaitan dengan kegiatan Pedagang Besar Farmasi yaitu batasan mengenai:

1.      Perbekalan Farmasi adalah perbekalan yang meliputi obat,bahan obat dan alat kesehatan.

2.      Sarana pelayanan kesehatan adalah apotik,rumah sakit,atau unit kesehatan lainya yang ditetapkan mentri kesehatan,toko obat dan pengecer lainya.

Setiap PBF harus memiliki Apoteker Penanggung Jawab yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan ketentuan pengadaan, penyimpanan dan penyaluran obat dan  bahan obat.Apoteker Penanggung Jawab harus memiliki Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA)

Pedagang besar Farmasi wajib memenuhi persyaratan yang telah ditentukan,yaitu:

1.      Dilakukanoleh badan hukum,perseroanterbatas,koperasi,perusahaan nasional,maupun perusahaan patungan antara penanam modal asing yang telah memperoleh perusahaan nasional.

2.      Memiliki nomor pokok wajib pajak( NPWP).

3.      Memiliki Apoteker sebagai penanggung jawab dan tenaga teknis Kefarmasian yang bekerja penuh.

4.      Anggota direksi tidak pernah terlibat pelanggaran ketentuan perundang-undangan dibidang Farmasi.

2.1.2 Pengertian Distributor

Menurut Badan Pembinaan Hukum Nasional (BPHN) distributor adalah perusahaan/ pihak yang ditunjukan oleh principal untuk memasarkan dan menjual barang-barang principalnya dalam wilayah tertentu untuk jangka waktu tertentu, tetapi bukan sebagai kuas principal. Distributor tidak bertindak untuk dan atas nama principalnya, tetapi bertindak untuk dan atas nama sendiri.

2.1.3 Syarat-syarat mendirikan PBF

Syarat-syarat yang harus dipenuhi untuk mendirikan auatu PBF adalah sebagai berikut:

1.      Berbadan hukum berupa perseroan terbatas atau koperasi.

2.      Memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP).

3.      Memiliki secara tepat Apoteker warga Negara Indonesia sebagai penanggung jawabKomisaris atau dewan pengawasan dan direksi atau pengurus tidak pernah terlibat, baik langsung atau tidak langsung dalam pelanggaran peraturan perundang-undanagn di bidang Farmasi.

4.      Menguasi bangunan dan sarana yang memadai untuk dapat melaksanakan pengadaan, penyimpanan, dan penyaluran obat serta dapat menjamin kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi PBF.

5.      Menguasi gudang sebagai tempat penyimpanan dengan pelengkapan yang dapat menjamin mutu serta keamanan obat yang disimpan.

6.      Memiliki ruang penyimpanan obat yang terpisah dari ruang lain sesuai CDOB.

2.1.4    Tugas dan Fungsi PBF

Untuk melakukan pengadaan,penyimpanan,dan penyaluran perbekalan Farmasi dalam jumlah kecil maupun jumlah besar sesuai ketentuan perundang-undanganyang berlaku. Pedagang Besar Farmasi dapat menyalurkan perbekalan Farmasi keapotek,rumah sakit,atau unit pelayanan kesehatan lainya yang ditetapkan mentri kesehatan,toko obat dan pengecer lainya.

2.1.5    Tata Cara Pemberian Izin PBF

1.      Melakukan permohonan izin  usaha kepada badan POM dengan tebusan dinas kesehatan setempat.

2.      Permohonan izin usaha diajukan setelah PBF siap untuk melakukan kegiatan.

3.      Selambat-lambatnya setelah enam (6) hari dinas kesehatan akan menugaskan balai POM setempat untuk melakukan pemeriksaan terdapat kesiapan PBF dalam melakukan kegiatan.

4.      Selambat-lambatnya enam (6) hari setelah penugasan balai POM untuk melakukan pemeriksaan balai POM akan melaporkan hasil pemeriksaannya kepada dinas kesehatan.

5.      Selambat-lambatnya enam (6) hari setelah penugasan balai POM dinas kesehatan akan melaporkan kepada badan POM.

6.      Dalam jangka waktu dua belas (12) hari setelah diterimanya hasil laporan oleh badan POM akan mengeluarkan izin usaha PBF yang telah memenuhi syarat.

2.1.6     Syarat  Ketenagaan  Pekerjaan PBF

1.      PBF memiliki Apoteker yang memiliki Surat Izin Kerja Apoteker (SIKA) sebagai penanggung jawab penyimpanan surat penyaluran obat dan alat kesehatan.

2.      Ketenagaan kerja umum di PBF minimal tamatan SMA atau sederajat.

3.      Masing-masing tenaga kerja harus bekerja sesuai dengan keahlian, kemampuan, dan keterampilan di bidangnya masing-masing.

2.1.7        Tugas dan Peran Tenaga Teknis Kefarmasian di PBF

1.      Pengadaan dan pemesanan

Pengadaan obat-obat dilakukan berdasarkan jumlah persediaanyg ada digudang, jika pemesanan lebih tinggih dari stok di gudang bias di lakukan pemesanan barang ke pabrik. Pemesanan barang di lakukan oleh bagian logistik yang di setujuhi oleh pemimpin dan Apoteker dengan mengirimkan surat pesanan langsung kepada pabrik.Pabrik akan mengirimkan barang pesanan sesuai surat pesanan dan faktur.

2.      Penerimaan barang

Pengecekan barang-barang yang datang dari pabrik mengenai jumlah barang, keadaan barang, dan kecocokan faktur.Barang yang masuk dicek, diperiksa lebih mendalam, dan disusun rapi dalam gudang sesuai principal.

3.      Gudang

Barang yang di terima oleh PBF di cek kembali oleh penanggung jawab gudang.

4.      Penyimpanan

a.       Penyimpanan dikelompokan berdasarkan pabrik.

b.      Berdasarkan golongan obat (regular, narkotika, precursor, vitamin & food suplemen, kosmetik).

c.       Berdasarkan alfabetis.

d.      Berdasarkan bentuk sediaan.

e.       Berdasarkan suhu penyimpanan yang tertera di kemasan obat.

f.       Obat-obatan Narkotik dan Psikotropika di simpan dilemari khusus.

g.      Penyusunan dengan sistem FIFO (First InFirst Out).

5.      Penanganan obat kadaluarsa

a.       Obat yang mendekati kadarluarsa di simpan di dalam ruang karantina.

b.      Obat akan dikirim ke pabrik untuk mendapatkan penggantian barang dengan syarat surat pengembalian barang.

c.       Pengembalian obat kadaluarsa di tentukan oleh masing-masing pabrik.

2.1.8     Manajemen Mutu

Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang mencakup tanggung jawab, proses dan langkah menajemen resiko terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan. fasilitas distribusi harus memastikan bahwa mutu obat dan bahan obat dan integritas rantai distribusi dipertahankan selama proses distribusi. Seluruh kegiatan distribusi harus ditetapkan denganjelas, dikaji secara sistematis dan semua tahapan kritis proses distribusi dan perubahan yang bermakna harus difalidasi dan didokumentasikan. Sistem mutu harus mencakup prinsip menajemen risiko mutu, pencapain, sasaran mutu merupakan tanggung jawab dari penanggung jawab fasilitas distribusi, membutuhkan kepemimpinan dan partisipasi aktif serta didukung oleh komitmen menajemen puncak.

2.1.9        Distribusi Obat di PBF

Prinsip-prinsip cara distribusi obat yang baik(CDOB) berlaku untuk aspek pengadaan, penyimpanan,penyaluran termasuk pengembalian obat dan atau bahan obat dalam rantai distribusi.Adapun tujuan dari distribusi obat meliputi cara penyaluran obat dan atau bahan obat yang bertujuan untuk memastikan mutu sepanjang jalur distribusi  atau penyaluran sesuai persyaratan dan tujuan penggunaannya.Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang mencakup tanggung jawab, proses dan langkah manajemen resiko terkait dengan kegiatan yang dilaksanakan.Seluruh kegiatan distribusi harus ditetapkan dengan jelas, dikaji secara sistemmasti dan semua tahapan kritis proses distribusi dan perubahan yang bermakna harus validasi dan didokumentasikan.Sistem Mutu harus mencakup prinsip manajemen resiko mutu.Pencapaian sasaran mutu merupakan tanggung  jawab dari penanggung jawab fasilitas distribusi, membutuhkan kepemimpinan dan partisipasi aktif serta harus didukung oleh komitmen manajemen puncak.

2.2      Tinjauan Khusus

1.2.1        sejarah

PT. Rajawali Nusindo merupakan salah satu perusahaan tertua diIndonesia yang telah menunjukkan prestasi yang membanggakan.Awal perusahaan ini berdagang gula yang didirikan oleh Oei Tjie Sieng dengan nama Kiang Wan pada tahun 1863 di Semarang.Kepemimpinan perusahaan diwariskan kepada putrinya OEI Tiong Ham pada tahun 1865, beliau adalah konglomerat terbesar di Indonesia. Kemudian pada tahun 1961 Pemerintah RI mengambil ahli perusahaan tersebut lalu pada tahun 1964 perusahaan yang semula bernama Kiang Gwan berubah nama menjadi PT. Rajawali Nusantara Indonesia pun mulai berpacu mengembangkan usahanya dengan merambah berbagai bidang diantaranya ke bidang farmasi, agribisnis, dengan vertidikasi pertanian dan kehutanan yang meliputi industri kelapa sawit, kulit, makanan lemak dan bidang ternak umum.Disamping itu pula PT. Rajawali Nusantara Indonesia mulai mendirikan beberapa anak perusahaan di antaranya PT. Rajawali Nusindo dengan beberapa anak cabang di berbagai kota di Indonesia. Dan oleh karena itu, PT. Rajawali Nusindo tidak berada dalam naungan departemen keuangan Indonesia. Saat ini PT. Rajawali Nusindo cabang Jambi berada dibawah pimpinan bapak Rahmat Wibisono sebagai penanggung jawab di pegang oleh bapak Nur Kristanto, S.farm, Apt

Visi dan Misi PT. Rajawali Nusindo

1.      Visi Perusahaan
Menjadi perusahaan penyedia produk farmasi, alat kesehatan dan perdagangan umum yang unggul dan terpercaya.

2.      Misi Perusahaan   

a.       Menyediakan produk-produk berkualitas di bidang farmasi, alat kesehatan dan  perdagangan umum melalui kegiatan distribusi, marketing dan trading.

b.      Mengembangkan kemitraan yang saling menguntungkan dengan prinsipal yang menghasilkan produk berkualitas.

c.       Memberdayakan seluruh karyawan sebagai modal utama untuk memberikan mutu layanan terbaik bagi pelanggan, kegiatan operasi yang efektif dan efisien, serta penciptaan nilai yang optimal bagi stakeholders.

d.      Meningkatkan kemampuan teknologi informasi secara berkelanjutan untuk menghadapi kompetisi global.

e.       Secara berkesinambungan mendorong semangat perubahan ke arah yang lebih baik.

2.2.2    Organisasi, tugas dan fungsi

Pencanangan Spirit of Change memunculkan komitmen bersama (Thinking and doing Together) yang merupakan tonggak fundamental yang kuat dalam membangun budaya dan nilai-nilai luhur yang merupakan kunci utama PT. Rajawali Nusindo meraih sukses.

Budaya dan Nilai - nilai luhur PT. Rajawali Nusindo tercermin pada setiap individu dalam bentuk kepedulian dan sikap tanggap untuk selalu selangkah lebihmaju.

1.      Komitmen memupuk rasa tanggung jawab, dan     kebersamaan untuk  menjadi mitra terpercaya dan disegani.

2.      Kemauan untuk senantiasa berubah menjadi lebih baik.

3.      Kepatuhan pada peraturan dan menjaga nilai-nilai profesionalitas.

4.      Kemampuan untuk menjalankan fungsinya secara profesional dan menciptakan sertya membangun nilai-nilai positif dalam wadah PT. Rajawali Nusindo.

Pengelolaan perbekalan farmasi di PT. Rajawali Nusindo meliputi :

·          Perencanaan dan pengadaan

·          Penerimaan dan penyimpanan

·          Pengeluaran/distribusi

·          pelaporan

2.2.3        Perencanaan dan pengadaan

Setiap perusahaan sebelum melakukan pengadaan pertama-tama harus membuat suatu perencanaan yaitu menghitung jumlah pengeluaran dan berapa banyak yang dibutuhkanyang akan diadakan atau dibeli. Perencanaan disusun oleh PBF PT. Rajawali Nusindo cabang Jambi, terlebih dahulu melihat evaluasi stock selama4 bulan, kemudian melihat kebutuhan yang diperlukan oleh rumah sakit, Apotek(rutin), serta pengadaan tender, perencanaan tersebut dibuat selama satu setengah bulan, setelah itu dibuatkan SP dan diparaf oleh marketing serta ditandatangani oleh penanggung jawab dan kepala cabang, SP yang telah dibuat kemudian di fotocopy, SP tersebut dikirim melalui web untuk di setujui ke logistic PT. Rajawali Nusindo Cabang Jambi dan PT. Phapros untuk diteruskan ke pabrik Phapros(semarang), jika terdapat SP yang batal maka SP tersebut di emailkan ke kantor pusat dan di setujui ke pabrik, namun SP yang batal tersebut tetap diarsipkan dan ditulis keterangan “BATAL”

Tata cara pengadaan PBF PT. Rajawali Nusindo Jambi memperolah stock barang, untuk obat-obatan dipesan dari pasar pemerintah dan reguler yaitu antara lain : PT Phapros melalui via email serta pesanan lokal lainyya melalui via fax, sedangkan untuk Alat Kesehatan dipesan dari PT. Rajawali Nusindo pusat melalui via fax yang dikirim di PBF pusat, pesanan barang tersebut dilakukan dua kali dalam sebulan baik obat-obatan maupun alat kesehatan selanjutnya, apabila barang pesanan telah tiba di PBF PT. Rajawali Nusindo Jambi (cabang) maka barang tersebut dimasukkan kedalam gudang transit untuk dilakukan pemeriksaan barang, adapun yang diperiksa pada setiap barang yang masuk antara lain : jumlah, jenis, nmor batch, dan mutu barang. Setelah dilakukan pemeriksaan barang, maka selanjutnya dimasukkan kedalam gudang yang telah disediakan kemudian di catat pada kartu stock yang terdapat disetiap gudang pada tiap jenis obat maupun jumlah stock yang terdapat dalam komputer.

Pesanan barang hendaknya dapat menjamin dilakukan hanya dari sumber-sumber yang resmi yang dapat dipertanggungjawabkan mutunya, kualitas, dan status kuantitasnya.

2.2.4        Penerimaan dan penyimpanan

Penerimaan dan pembukuan barang yang masuk ke PBF PT. Rajawali Nusindo disertai dengan faktur yang berguna untuk melihat apakah barang sesuai dengan jumlah yang dibayar atau tidak.

PBF wajib melakukan pembukuan sehingga pada saat pemeriksaan PBF dapat dipertanggungjawabkan. Pembukuan mencakup :

a)      Surat pesanan

b)      Surat penerimaan

c)      Surat pengiriman barang dan penyerahan.

Penyimpanan disesuaikan dengan petunjuk yang ada di etiket obat, PBF PT. Rajawali Nusindo Jambi melakukan penyimpanan berdasarkan system alphabet, FIFO, FEFO, LIFO(Last In First Out) obat yang terakhir masuk di keluarkan terlebih dahulu. Adapun obat, vaksin maupun reagen yang pada penyimpanannya memerlukan suhu tertentu yang diletakkan pada lemari pendingin dengan suhu 2-8˚C, jenis obat maupun Alkes memiliki masing-masing gudang tersendiri sehingga memudahkan pengambilan barang baik obat-obatan maupun Alkes, pada gudang obat terbagi atas dua tempat, yaitu penyimpanan obat paten dan penyimpanan obat generik pada suhu rata-rata (15-25˚C).

Stock obat disimpan pada rak dengan tatanan yang rapi dan diberi jarak agar petugas mudah untuk mengambil obat di bagian dalam serta di beri huruf alphabet pada tiap rak untuk mempermudah pencarian barang. Untuk obat psikotropika harus disimpan dalam lemari terkunci, lemari dengan bahan yang kuat, tidak mudah dipindahkan, tidak terlihat secara umum serta tertutup rapat, guna untuk memudahkan pengawasannya.

Untuk lebih jelasnya pembagian gudang serta penjelasan yang terdapat pada PBF PT. Rajawali Nusindo Jambi sebagai berikut :

a)      Gudang obat 1 yaitu tempat penyimpanan obat yang suhu penyimpanannya 25-30^oC umumnya berisi OTC ().

b)      Gudang obat 2 yaitu tempat penyimpanan obat dengan suhu penyimpanan 15-25^oC umumnya obat-obatan Generik dan Paten.

c)      Gudang 3 yaitu tempat penyimpanan alkes dengan suhu 27-30^oC dan digudang ini juga terdapat Lemari pendingin atau lemari penyimpanan obat-obatan dengan suhu 2-8^oC seperti vaksin , serum dll.

d)     Gudang 4 yaitu tempat penyimpanan arsip .

e)      Gudang 5 yaitu gudang penyimpanan obat-obattan yang telah kadaluarsa dan obat obatan yang rusak.

2.2.5        Pengeluaran
        Pengeluaran obat - obat untuk instansi pemerintah misalnya Alkes didasarkan pada tender yang dimenangkan PT. Rajawali Nusindo dan disertai berita acara namun ada juga yang tidak dengan tender apabila pesanan tersebut dalam jumlah kecil (pesanan rutin) sedangkan untuk swasta seperti:

a)      Apotik, PBF melayani semua jenis obat dan Alkes

PBF, melayani obat bebas dan obat bebas terbatas. Selama PBF memiliki izin untuk mendistribusikan obat dan Alkes.

b)      Toko obat berizin, khususnya untuk obat bebas terbatas

c)      Rumah sakit dapat memesan semua jenis obat selama memiliki Apoteker penanggung jawab.

Apabila pelanggan membutuhkan pesanan segera (CITO) pemesanan dapat dilakukan melalui via telepon, kemudian di cek oleh gudang, jika obat yang dipesan terdapat pada gudang, akan dibuatkan faktur pemesanan namun apabila obat tersebut tidak terdapt di PBF, maka pihak PBF melaporkan ke apotik, toko obat, rumah sakit, dan sebagainya bahwa obat tidak ada atau tidak tersedia.

Faktur penyerahan barang dibuat 5 rangkap dan disimpan untuk :
a.    Warna putih : Asli, diberikan kepada pelanggan pada saat pembayaran
b.    Warna kuning : Gudang, untuk arsip gudang
c.    Warna hijau : Pelanggan, untuk pelanggan
d.    Warna merah : Arsip, untuk arsip bagian pesanan

Penyaluran OKT didasarkan pada surat pesanan psikotropika atau prekursor yang sudah ditandatangani oleh penanggung jawab. Surat pesanan dari apotik di sebut lengkap jika yang tertera:
a.    Nama dan alamat lengkap apotik
b.    Nomor surat pesanan dan tanggal
c.    Jenis barang farmasi
d.    Tanda tangan APA ( Apoteker Pengelola Apotik)
e.    Surat pesanan harus dibubuhi tanda cap atau stempel Apotek

Bentuk dari suatu layanan atau DO (delivery order) dilengkapi dengan :

a.    Nomor surat dan tanggal

b.    Kode barang , nama barang, nomor Batch, kemasan, harga satuan dan jumlah barang

c.    Paraf penanggung jawab, kuasa gudang, dan penerima barang

Penyaluran obat dilakukan dengan cara penyerahan barang apabila telah memenuhi syarat sebagai berikut :

a.       Harus mempunyai surat pesanan

b.      Dibuat faktur 5 rangkap

c.       Ke gudang untuk mengantarkan ke masing – masing alamat

Untuk mendistribusikan barang ke konsumen maka PBF PT. Rajawali Nusindo cabang Jambi Mempekerjakan:

a)      Marketing

Adalah orang yang bertugas mempromosikan suatu produk Rajawali Nusindo dari divisi masing-masing.

b)      Salesman

Adalah orang yang bertugas mengunjungi tempat-tempat konsumen yang memesan barang misalnya apotek, toko obat, dan lain-lain.

c)      Medical sales

Adalah yang bertugas untuk menggarap Rumah Sakit.

2.2.4        Pelaporan 

a.                   Laporan Obat Keras Tertentu (OKT)

PBF PT. Rajawali Nusindo membuat Laporan OKT setiap bulannya dibuat oleh penanggung jawab PBF sebanyak 10 rangkap. Laporan tersebut selanjutnya dikirim ke Kepala Badan POM RI tembusan kepala balai besar POM, di Jambi, kepala dinas kesehatan provinsi Jambi, Manager PPIC. PT. Phapros, Tbk., dan Manager distribusi & logistic PT.RN, Jakarta.

Laporan triwulan dibuat oleh PBF Rajawali Nusindo Jambi setiap tiga bulan sekali untuk mengetahui distribusi yang terjadi setelah tiga bulan, laporan ini dibuat penanggungjawab dan dikirim melalui via email ke Dinkes provinsi setempat dengan tembusan badan POM setempat, yang termasuk dalam golongan barang tersebut adalah :

1.      Daftar obat keras (OKT)

2.      Daftar obat bebas terbatas

3.      Daftar obat bebas

PBF dan setiap cabang wajib menyampaikan secara berkala setiap tiga bulan mengenai usahanya yang meliputi jumlahnya penerimaan dan penyaluran masing– masing obat, pelaporan ini dilakukan dalam pemeriksaan secara tidak langsung dan ditujukan kepada Dinkes Provinsi tembusan Badan POM setempat.Distribusi obat harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

b.      Laporan Retur
Rajawali Nusindo Jambi mengembalikan ke pusat dan dari pusat ke pabrik obat yang bersangkutan, begitu pula dengan obat yang exp.date sesuai dengan ketentuan yang berlaku

BAB III

PEMBAHASAN

PT. Rajawali Nusindo merupakan salah satu perusahaan tertua di Indonesia yang telah menunjukkan prestasi yang membanggakan. Awal perusahaan ini berdagang gula yang didirikan oleh Oie Tjie Sieng dengan nama Kiang Wan pada tahun 1863 di semarang. PBF Rajawali Nusindo mempunyai anak cabang di berbagai kota di Indonesia, salah satunya di Kota Jambi.

PBF PT. Rajawali Nusindo Jambi mendistribusikan barang seperti, alat kesehatan, obat-obat yang mengandung prekursor, obat-obat psikotropika , obat reguler , dan obat-obat tertentu (OOT).

Perencanaan di PBF terlebih dahulu dilihat dari buku ekspedisi , kartu stok gudang , data barang di sistem komputer. Buku ekspedisi berisi catatan pengeluaran obat setiap harinya yang di pegang dan di isi oleh bagian gudang. Kartu stok gudang adalah kartu yang digunakan untuk mencatat pemasukan barang dan pengeluaran barang di PBF. Perencanaan dilihat dari stok barang yang tersisa , stok barang harus cukup sampai barang sampai ke PBF , waktu yang dibutuhkan pada saat pemesanan hingga pengiriman barang biasanya dari 9 hari sampai dengan 2 minggu.

Divisi trading, Distribusi (Penjualan PU, Penjualan HC, Medical Sales), dan marketing melakukan review atau klasifikasi dan analisa kebutuhan barang. Kemudian dibuat surat pesanan kebutuhan barang beserta informasi tempat pembelian dan harga barang yang akan di pesan kepada bagian pemesanan. Bagian pemesanan menghubungi principal untuk cek harga dan ketersediaan barang serta konfirmasi waktu pengiriman. Bagian pemesanan membuat laporan harga sesuai dengan kondisi dan waktu pengiriman barang tersebut, kemudian bagian pemesanan menginformasikan kepada divisi trading,distribusi, marketing dan keuangan mengenai harga , kondisi ketersediaan barang serta cara pembayaran. Surat pesanan yang telah dibuat dikirimkan ke principal melalui fax dan email untuk pesanan Pharpros kemudian langsung konfirmasi penerimaan fax dan waktu pengiriman barang. Bagian gudang yang akan menerima barang dan membuat PPB.

Barang diterima oleh bagian gudang dan surat penerimaan barang di tanda tangani oleh apoteker , barang yang masuk di cek apakah sesuai atau tidak dengan surat pesanan barang , dan sesuai atau tidak barang dengan jumlah yang telah dibayar. Barang yang masuk harus di catat di pembukuan , pembukuan mencakup surat pesanan , surat penerimaan dan surat pengiriman barang dan penyerahan barang.

Penyimpanan barang di sesuaikan dengan petunjuk yang tertera pada etiket , penyimpanan barang berdasarkan system alphabet , FIFO (First In First Out), FEFO (First Expire First Out). Barang yang disimpan terlebih dahulu di catat di kartu stok gudang dan dientri ke komputer. Untuk psikotropika di simpan di lemari khusus psikotropika , alat kesehatan di simpan pada gudang penyimpanan alat kesehatan .

Barang yang ada di PBF di distribusikan ke apotek, rumah sakit , pelayanan kesehatan lainnya yang di setujui oleh pemerintah , toko obat dan dinas kesehatan. Pemesanan barang harus menggunakan surat pesanan , kemudian bagian pemesanan mencetak faktur , faktur tersebut di tanda tangani oleh kepala cabang , apoteker dan bagian gudang , kemudian bagian gudang menyiapkan barang yang akan dikirim , barang yang siap dikirim untuk di Kota Jambi sales akan mengantarkan barang sesuai pesanan dan untuk pesanan di luar Kota Jambi akan dikirmkan menggunakan jasa angkutan barang.

Pelaporan di PBF PT.Rajawali Nusindo Jambi dilakukan 1 bulan sekali untuk Psikotropika dan pelaporan obat-obat reguler dan alat kesehatan dilakukan 3 bulan sekali sebelum tanggal 10. Pelaporan mencakup penjualan , pemasukan , dan obat yang tersisa di PBF.

Pengelolaan perbekalan farmasi di PBF PT.Rajawali Nusindo Jambi meliputi perencanaan, pengadaan, penerimaan , penyimpanan, pengeluaran dan pelaporan sudah mengikuti standar CDOB (cara distribusi obat yang baik).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1  Kesimpulan :

Dari hasil Praktek kerja Lapangan (PKL) di pedagang besar farmasi selama dua minggu dapat kami simpulkan :

1.      PBF Rajawali Nusindo Jambi berada dibawah naungan Bapak Rahmat Wibisono , sebagai penanggung jawab farmasi di pegang oleh Bapak Nur Kristanto, S.Farm, Apt.

2.      Pengelolaan perbekalan farmasi di PBF PT.Rajawali Nusindo Jambi yang meliputi perencanaan , pengadaan , penerimaan, penyimpanan , pendistribusian dan pelaporan sudah sesuai dengan prosedur CDOB (Cara distribusi Obat yang Baik).

4.2Saran

Saran untuk PBF :

1.    Penyimpanan obat harus rapi.

2.    Gudang harus selalu dalam keadaan bersih.

3.    Penyimpanan obat di gudang harus sesuai dengan suhu tempat penyimpanan obat yang tertera.

Saran untuk mahasiswa PKL :

1.    Mahasiswa PKL harus lebih aktif bertanya kepada Apoteker Penanggung Jawab.

2.    Mahasiswa PKL harus teliti dalam mengerjakan tugas yang di berikan Apoteker Penanggung Jawab agar tidak terjadi kesalahan.

3.    Mahasiswa PKL harus dapat bersosialisasi dengan baik kepada karyawan agar dapat terjalin hubungan yang harmonis.

4.    Sesama mahasiswa PKL harus bisa bekerja sama dengan baik, agar pekerjaan lebih ringan dan sama-sama mengerti tugas yang di berikan.

DAFTAR PUSTAKA

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2015 Tentang Pengadaan Narkotika, Psikotropika dan Precursor

Peraturan Pemerintah  Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2014 Tentang Pekerjaan Kefarmasiaan

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 2014 Tentang Perdagangan Besar Farmasi

Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat Dan Makanan Republik Indonesia Tahun 2012 Tentang Pedoman Teknis Cara Distribusi Obat Yang Baik

LAMPIRAN

Lampiran  1 .Contoh surat pemesanan obat mengandung prekursor farmasi

Lampiran  2. Contoh surat pesanan obat obat tertentu

Lampiran  3. Contoh surat pesanan psikotropika

Lampiran  4. Contoh surat pesanan obat obat tertentu

Lampiran  5. Contoh surat pesanan obat jadi prekursor farmasi

Lampiran  6. Contoh surat pesanan obat jadi prekursor farmasi

Lampiran  7. Contoh faktur pemesanan barang